Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Pàgina en construcció.

La creació d’una Línia d’ordre de compra és l'inici del flux de treball de compres.

Les comandes es generen a partir de la creació de Línies d'ordre de compra (POL) que posteriorment generen una ordre de compra o enviament (PO). Aquestes comandes, poden respondre a:

  • una sol·licitud, o bé feta per un usuari a través del formulari de Primo, o bé feta pel personal de la biblioteca mitjançant Solicitudes de compra>>Crear solicitud de compra
  • la creació manual de una POL mitjançant l'opció Ordenar

Quan es crea una Línia d'ordre de compra, els fons es carreguen o es reserven per a l'exemplar sol·licitat. A més, els registres d'inventari (exemplars) es generen i s'adjunten al registre bibliogràfic.



3.3.1. Creació manual de la POL

El primer pas és identificar un registre bibliogràfic per a usar per crear la Línia d'ordre. Els registres bibliogràfics es poden:

  • crear o importar
  • buscar en Alma:
    • al catàleg de la nostra Intitució institució
    • o bé, només textos en format electrònic, a la zona de la Comunitat


Per a crear manualment una POL, a partir d'un registre trobat al catàleg de la nostra Institució, seleccionar ordenar des del desplegable del botó d'opcions situat a la dreta del títol.


Al començament de la creació de l'ordre de línia de compra hi ha dos camps que haureu d'omplir obligatòriament:

  • El camp Propietario de la Línea de orden de compra. Fa referència a la biblioteca que realitza la comanda, la qual es seleccionarà a partir del desplegable.
  • En segon lloc, cal triar el tipus de compra. És molt important seleccionar adequadament el tipus d’ordre de compra perquè determinarà el flux de treball que seguirà. Una vegada creada una línia d'ordre de compra amb un cert tipus de compra, els fluxos de treball queden fixats i no es podran canviar. Com a exemple:
    • un tipus de compra per a materials físics crearà registres d'ítems i seguirà el flux de treball de Recepció.
    • un tipus de compra de recursos electrònics pot crear registres de portfolio i seguir el flux de treball d'Activació.
    • les ordres de compra per a subscripcions determinen que s'ha de seguir un procés de Renovació.


El tipus de compra està categoritzada en un desplegable en el qual heu de triar l'opció que s’ajuste a la comanda que heu de fer. Sota Recomendado apareixen els tipus que seran els més habituals.


Des del moment que trieu la Biblioteca propietària, us apareixerà l'opció Asignar inventario manualmente.

ALMA crea un registre d'existència i un registre d'exemplar per a la ubicació creada per defecte, amb uns valors assignats també per defecte. Aquest registre pot ser editat desprès en qualsevol moment.

Seleccionar la casella Asignar inventario manualmente, significa que el sistema no crearà de manera automàtica el registres d'ubicació i exemplar, que, no obstant això, hauran de ser creats manualment posteriorment.

Aquesta casella no es mostrarà segons el tipus de compra, com es el cas de les ordres de compra obertes.

Una volta seleccionades biblioteca propietària i tipus de compra, i completades si escau, la resta de dades, polseu sobre Crear línea de orden de compra. Confirmeu i ja us apareixerà creada la POL, amb l'identificador que li dóna el sistema (p.ex. POL-349).

Des del moment de creació d'una ordre de compra fins a la finalització del procés, la POL passarà per una sèrie d'estats, segons el punt del flux en el qual es trobe. Quan acabeu de crear la POL, l'estat inicial de la mateixa serà en revisió.



3.3.2. Pestanya Resumen

El registre de la línia d'ordre de compra es compon de diverses pestanyes. La marca blava en algunes pestanyes indica que aquestes inclouen informació. Per defecte, la pantalla mostra oberta la pestanya Resumen, on cal introduir les dades necessàries per a gestionar la línia d'ordre. Els camps marcats amb asterisc són obligatoris.




1. Dades dels exemplars ordenats. Per defecte, si no heu seleccionat anteriorment la casella d'assignar inventari manualment, ALMA genera automàticament un registre d'existències. Editeu, si cal, ubicació i política d'exemplar. En qualsevol moment del procés, és possible editar l'exemplar. El botó d'accions  , situat a la dreta, permet les opcions d'editar i esborrar.

Per a crear més exemplars , heu de marcar +Añadir ubicación, i a la finestra emergent que s'obri, indicar el nombre de més d'exemplars que voleu ordenar, juntament amb la ubicació i política d'exemplar.

Si marqueu la casella Ruteo durante la recepción, e introduïu una nota de recepció, aquesta es mostrarà quan l'exemplar siga rebut en ALMA.


2. Informació del proveïdor*. Introduïu el nom del proveïdor a la casella Proveedor del material, o busqueu-lo mitjançant el desplegable. Al ser seleccionat, els camps amb el percentatge de descompte i dates previstes de recepció i d'activació de reclamacions, lligades al registre del proveïdor, s'omplin automàticament.


3. Preu*: Precio de la lista i Cantidad para este precio. És important que us assegureu que en el camp Cantidad para este precio, la quantitat d'exemplars ordenats es quede gravada, perquè serà la informació que rebrà el proveïdor. A l'introduir el preu en la casella Precio de la lista, observeu com la casella Precio neto s'ompli automàticament amb la quantitat que resulta d'aplicar al preu el descompte, i si és el cas, multiplicat pel nombre d'exemplars ordenats.


4. Finançament: fons*. Escriviu o seleccioneu de la casella desplegable el fons escaient, dins dels que se us mostraran, que seran els que corresponguen a la Biblioteca propietària. Heu d'observar que la quantitat que compromet al fons siga la correcta, és a dir, el preu dels ítems demanats amb el descompte aplicat pel proveïdor. Es mostrarà una línia de color blau, amb el fons seleccionat, el percentatge aplicat (l'habitual serà 100%), i els diners compromesos. Si es detecta algun error, es por esborrar seleccionant aquesta opció del botó d'opcions situat a la dreta. És possible dividir l'import de la compra en més d'un fons, seleccionant Añadir fondo i introduint el percentatge de finançament que es considere.


5. Detalls de la Línia de compra. Dins aquesta secció, podeu completar els següents camps:

– Mètode d'adquisició. Per defecte, us apareixerà l'opció "compra".


















– Codi d'informe: Al desplegable heu de triar el tipus d'adquisició.




















– Tipus de material. Seleccioneu del desplegable el tipus de material a ordenar.


– Codi d'informe secundari: Seleccioneu el motiu d'adquisició


– Codi d'informe terciari: tipus de recurs. Desplegable

Agrupació manual: En aquesta secció referent als detalls de la Línia de ordre de compra, n'hi ha una casella que heu de tindre en compte. En seleccionar aquesta opció, el sistema us permetrà agrupar manualment la POL amb altres Línies de compra de característiques similars (proveïdor, fons), en una Ordre de compra o PO. En cas de no seleccionar aquesta casella, la POL, si no té cap alerta que la deixe en estat de revisió, passaria a estar en estat d'agrupació automàtica.   (Enlazar a 342)


6. Adicional: Si desplegueu aquest camp, trobareu informació sobre l'origen d'aquesta POL:  sol·licitud de compra o entrada manual. A més:

  • podeu indicar si aquesta POL té Línies d'ordre de compra associades, indicant quines són. En el cas de cancel·lació, eixiria un missatge advertint  de l'existència de línies associades
  • podeu posar una altra referència addicional a la POL, en el cas que vulgueu identificar-la d'una altra manera


3.3.3. Altres pestanyes


  • Pestanya Detalles. Conté la informació bibliogràfica per a aquest títol
  • Pestanya Alertas. Missatges d'alerta generats automàticament per Alma. El missatges amb el signe   en color roig, són aspectes a corregir per a poder completar el procés. Els missatges amb el signe de color blau,tenen una funció informativa.
  • Pestanya Líneas de factura. A aquesta pestanya es pot veure, afegir o editar qualsevol línia de factura associada amb la Línia d'ordre de compra. Mitjançant el botó d'opcions podreu accedir a elles.
  • Pestanya Lineas de la orden asociadas. En la pestanya Línies d'ordre de compra associades, poden veure's les línies d'ordre de compra que estan associades a la Línia d'ordre de compra actual.
  • Pestanya Comunicaciones. Aquesta pestanya permet les comunicacions al proveïdor, com per exemple, els avisos de reclamacions, que s'envien per correu electrònic. Heu  de tindre en compte que les respostes del proveïdor a les comunicacions no es registren automàticament en la pestanya de Comunicacions i han d'introduir-se manualment.
  • Pestanya Usuarios interesados. Des de aquesta pestanya es gestionen els usuaris interessats. El sol·licitant de la sol·licitud de compra es defineix automàticament com a usuari interessat. Podreu seleccionar que es notifique a un usuari interessat quan l'exemplar es reba, s'active, es renove o es cancel·le, o que es faça una reserva de l'exemplar per a l'usuari. Quan se selecciona la casella Reservar es crea una sol·licitud automàtica de reserva per a l'usuari.
  • Pestanya Historial. Aquesta pestanya traça una auditoria dels canvis realitzats en la Línia d'ordre de compra. Aquests inclouen canvis en estat, preu i distribució de fons.
  • Pestanya Notas i Pestanya Adjuntos. Es poden afegir, actualitzar o eliminar notes i adjunts per a la Línia d'ordre de compra


3.3.4. Opcions per a guardar. Altres accions

Després d'introduir la informació de la POL, a la part superior trobareu una sèrie d'accions per a continuar:

Guardar y continuar 1. La informació introduïda es guarda i la Línia d'ordre de compra passa a la següent etapa del flux de treball. Si hi haguera alertes per a la Línia de l'ordre de compra, aquestes apareixen en un quadre de diàleg. Les alertes remarcades en roig, han de ser corregides obligatòriament. Les remarcades en color blau, com per exemple, les que ens avisen que el registre bibliogràfic és breu, o que ja hi ha més existències, són informatives, i no paralitzen el procés.


Guardar 2. L'ordre de compra es guarda. Aquesta opció s'utilitza si no s'està segur de voler que l'ordre de compra continue fins a la següent etapa del flux de treball de compra.


Ordenar ahora 3. En seleccionar Ordenar ara, la línia d'ordre de compra és enviada al proveïdor, qui rep l'ordre mitjançant una carta amb la llista d'ordres.


Aplazar 4. Permet ajornar la Línia d'ordre de compra. Al quadre emergent, heu de seleccionar al camp Recordatori de l'ajornament, una data, i  al camp Raó, triar-ne una del desplegable. Tanmateix, podeu afegir notes. Les Línies d'ordre de compra ajornades es poden revisar i reactivar en qualsevol moment en Adquisiciones > Líneas de Orden de compra > Revisar aplazadas.

Reenlazar 5. Aquesta eina serveix per a re-enllaçar la Línia de l'ordre de compra a un registre bibliogràfic diferent. Això pot ser útil quan es va cometre un error i la línia de l'ordre de compra està adjunta a un registre bibliogràfic incorrecte. La línia de l'ordre de compra està vinculada al registre bibliogràfic i els seus ítems i existències es transfereixen a aqueix registre bibliogràfic. L'opció, només està disponible per a Línies d'ordre de compra en estat de En revisió, Ajornat, Llest o Tancat.

Cancelar línea 6. Es pot cancel·lar qualsevol línia d'Ordre de compra activa, excepte aquelles que estiguen en avaluació o a l'espera del pagament de la factura. Les línies d'Ordre de compra cancel·lades no s'eliminen d'Alma, sinó que queden amb estat Cancel·leu, podent ser reobertes. Els compromisos de la línia d'Ordre de compra cancel·lada són alliberats.


A més, si desplegueu el botó d'opcions situat a la línia d'accions superior, trobareu tres noves accions:


Borrar 7. Aquesta opció només està permesa amb determinats rols d'usuari de Alma. En eliminar una línia d'Ordre de compra, aquesta s'esborra d'Alma i s'elimina qualsevol transacció associada a ella. Eliminar una línia d'ordre de compra principal també elimina els recursos de l'inventari associats.

Cambiar referencia BIB 8. Opció disponible,mitjançant el botó d'opcions. Aquesta funcionalitat és útil, per exemple, si es va realitzar una comanda amb un registre bibliogràfic breu o incorrecte, i es troba el registre actualitzat o amb una descripció més completa, al repositori. Si se selecciona Canviar referència bibliogràfica, s'actualitza la descripció de la línia d'Ordre de compra a la descripció de la nova versió del registre, sense que els registres d'inventari es vegen afectats. Per altra banda, si es realitzen canvis en un registre bibliogràfic vinculat a una línia d'ordre, eixos canvis no apareixen automàticament en la línia d'ordre. Perquè siguen efectius també en la línia d'ordre és necessari entrar en ella i amb l'opció Cambiar referencia BIB introduir el registre bibliogràfic modificat.


Guardar como plantilla 9. Disponible al desplegar el botó d'opcions de la línia superior. Aquesta eina permet guardar la Línia de l'ordre de compra creada com una plantilla per a realitzar futures comandes.

3.3.5. Línies d'ordre de compra en revisió

Les Línies d'ordre de compra s'envien a revisió si hi ha problemes amb les dades, com ara informació incompleta o invàlida. Les POL a les quals falta informació obligatòria o contenen errors, queden amb estat en revisió. Les POL que requereixen revisió apareixen en la pàgina de línies d'ordre de compra en revisió: Adquisiciones >>Líneas de orden de compra >>Revisar.

A continuació, s'obrirà la pantalla de Línies d'ordre de compra en revisió agrupades en les pestanyes d'assignació “Asignadas a mí", "Sin asignar" "Asignadas a otros". Les pestanyes d'assignació, que es la manera com Alma gestiona les tarees (en relació als rols de cada usuari del sistema), permeten diferents possibilitats d'actuació

Pestanyes d'assignació:

Asignadas a mi: aquests exemplars assignats a l'usuari de la sessió. Aquesta pestanya és la que més opcions proporciona, normalment inclou l'opció d'anul·lar l'assignació o assignar l'exemplar a un altre operador.

Sin asignar: aquests exemplars no estan assignats a cap operador. És possible que es puga realitzar la majoria d'accions d'aquesta pàgina, encara que no tantes com en la pestanya Assignat a mi. Si es tenen els permisos pertinents, aquesta pestanya permet també anul·lar l'assignació d'un exemplar o assignar-li'l a un mateix o a un altre operador.

Asignadas a otros: aquests exemplars estan assignats a un altre operador. Aquesta és la pestanya on menys accions es poden realitzar. Si es tenen els permisos pertinents, aquesta pestanya permet anul·lar l'assignació d'un exemplar o assignar-li'l a un mateix o a un altre operador.

En la pestanya  Assignadas a mi, a la dreta de cada Línia d'ordre de compra, es mostren les següents opcions:

  • Editar per a modificar-la
  • Ordenar ara perquè s'empaquete automàticament en una ordre de compra (comanda) d'un element.
  • A partir del botó d'opcions també es pot Assignar o Alliberar l'assignació, Ajornar, Re-enllaçar, Canviar referència bibliogràfica, Cancel·lar i Esborrar

Seleccioneu Editar per revisar i, si escau, corregir la POL. En acabar, polseu sobre Guardar y continuar perquè la POL continue el flux que li corresponga.

Ordenar ahora

Aquesta acció, sempre que la POL no tinga cap alerta, processaria directament l'enviament individual de la POL al proveïdor.

3.3.6. Reclamacions al proveïdor

Les reclamacions es creen per a les línies d'ordre de compra quan una ordre no arriba o no és activada en la data prevista. Aquesta data, ve determinada per la informació associada al Proveïdor respecte als terminis de lliurament del material i els períodes de gràcia de les reclamacions. Aquesta informació es pot ignorar i modificar manualment en la pestanya Resumen de la POL. Quan aquesta data es modifica, les dates de recepció dels exemplars associats amb aquesta línia d'ordre de compra es modifiquen.

Les POL amb reclamacions es poden veure a la pàgina Adquisiciones >> Orden de compra >> Líneas >> Reclamación. També es pot obrir aquesta pàgina si seleccioneu Línies d'ordre amb reclamació, de la llista de tasques del menú permanent.

Cada nit Alma executa un procés per a identificar els elements que no s'han rebut en data prevista, i envia reclamacions automàticament al proveïdor.

Una vegada rebut l'exemplar, s'elimina automàticament de la llista de reclamacions.

Si accediu a una POL amb reclamació, a la dreta del registre, es mostren els botons que permeten les opcions d'editar la Línia d'ordre o canviar la data de recepció prevista, a més de les accions addicionals del botó d'opcions.

  • No labels